Oorspronkelijk liep de aanvraag via een bureau in het Verenigd Koninkrijk, maar toen besloot Adobe rechtstreeks met Claus Events te schakelen. Slechts enkele weken voor het event begon een intensief traject waarin snelheid en vertrouwen centraal stonden.

Helder beeld van de mogelijkheden

“Met nog maar vijf weken te gaan bouwden we het programma volledig opnieuw op via wekelijkse Teams-meetings,” vertelt Jelrick van Claus Events. “Tegelijkertijd doorliepen we in recordtempo het formele registratieproces als supplier. Omdat een fysieke rondleiding niet meer mogelijk was, kozen we voor creatieve oplossingen: foto’s van eerdere opstellingen, digitale walkthroughs en zelfs een live Facetime-tour door de zalen. Zo kreeg Adobe een helder beeld van de mogelijkheden. Doorslaggevend was de combinatie van flexibiliteit, bereikbaarheid, hotelkamers, plug & play techniek, maar vooral het vertrouwen dat Claus Events méér is dan een locatie.”

Strak georganiseerd eindresultaat

“De samenwerking was intensief en persoonlijk. Samen met Adobe doken we in de inhoud, ondersteunden we bij de keuze van sprekers en stemden we de invulling van sessies en break-outs af op hun doelstellingen. Tijdens het event bleek hoe waardevol die voorbereiding was: techniek stond klaar, catering sloot perfect aan en de hotelkamers waren geregeld. Een dag voor de start liepen we met de opdrachtgever de zalen nog eens door. De digitale voorbereiding werd fysiek op locatie bevestigd! Het resultaat: een summit die strak georganiseerd was en toch aanvoelde als een warm en gastvrij welkom.”

Onafhankelijke kwaliteitscriteria

“Ons Dutch Venue Association-lidmaatschap gaf Adobe de zekerheid dat Claus Events voldoet aan onafhankelijke kwaliteitscriteria. Voor een internationale opdrachtgever is dit een bevestiging van betrouwbaarheid en kwaliteit. Daarnaast bood het DVA-netwerk waardevolle kennis en best practices die we direct konden toepassen. Het lidmaatschap fungeerde als kwaliteitsstempel en gaf Adobe het vertrouwen dat hun eerste EMEA Summit in goede handen was.”